La Matrice di Eisenhower ed il BPO
La pianificazione del tempo, nel breve e nel lungo termine, è una delle sfide di una ottimizzazione organizzativa tendente a rendere le attività lavorative orientate alla qualità del risultato e non alla quantità di azioni fatte. Il Business Process Outsourcing integra un corretto supporto alla gestione della risorsa-tempo dei propri partners affiancandosi nella necessità di bilanciare Importanza e Urgenza dei processi e delle attività aziendali.
Dwight D. Eisenhower (1890-1969), generale e presidente statunitense, in un intervento del 1954 spiegò che “I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent” (“Io ho due tipi di problemi, gli urgenti e gli importanti. Gli urgenti non sono importanti e gli importanti non sono mai urgenti”).
Questa citazione, più di trent’anni dopo, fu la base su cui lo scrittore americano Stephen Covey (1932-2012) nel suo libro “The Seven Habits of Highly Effective People” (in Italia “I sette pilastri del successo”, 1991, Bompiani) elaborò quella che è oggi nota come “Matrice di Eisenhower” (o, più raramente, “di Covey”): una base di analisi oggettiva della prioritizzazione delle attività.
La matrice divide lo scheduling lavorativo in quattro quadranti che misurano Urgenza e Importanza delle varie azioni/funzioni previste; andando “oltre” alla frase del presidente che porta il nome dello schema, si hanno quindi quattro possibili scenari in cui inquadrare ogni singola attività:
Q1 = Massima Priorità: urgente e importante
Q2 = Qualità del Lavoro: importante e non urgente
Q3 = Quadrante Trappola: urgente e non importante
Q4 = Spreco: non importante e non urgente
Se i primi due quadranti sono semplici da identificare e da comprendere, maggior importanza riveste l’analisi del Q3 e del Q4, cioè dei due quadranti che tendono a drenare risorse ed energie deviandole dalle vere priorità del proprio core business.
Individuare con chiarezza tutto ciò che ricade nell’ambito del Q4 è un primo passo verso l’eliminazione degli sprechi richiesta dal Lean Thinking. Identificare in maniera inequivocabile ogni attività, processo o funzione aziendale che non ha alcuna urgenza né importanza è la base dei processi di ottimizzazione della risorsa-tempo.
Ma come si gestisce ciò che ricade nel Q3 della Matrice?
Il Q3 viene definito spesso il Quadrante “Trappola” perché comporta due potenziali rischi:
- Perdere tempo in questioni meno Importanti e sottrarne alle questioni più Importanti (confondere il Q3 con il Q1)
- Ignorare questioni urgenti perché non Importanti e creare crisi ad altri settori che hanno una diversa valutazione dell’Importanza o accumulare ritardi seriali (confondere il Q3 con il Q4)
Il Business Process Outsourcing è una delle soluzioni per la corretta gestione delle funzioni e dei processi Urgenti ma Delegabili. Un progetto di integrazione di un processo in BPO “disinnesca la Trappola” e permette di far gestire ogni funzione del Q3 alla pari di ogni attività del Q1 senza sottrarre risorsa-tempo al Q1 stesso. Questa è una situazione win-win per la qualità dei processi, la gestione delle priorità e l’ottimizzazione delle attività.
Il Business Process Outsourcing è una delle soluzioni per la corretta gestione delle funzioni e dei processi Urgenti ma Delegabili. Un progetto di integrazione di un processo in BPO “disinnesca la Trappola” e permette di far gestire ogni funzione del Q3 alla pari di ogni attività del Q1 senza sottrarre risorsa-tempo al Q1 stesso. Questa è una situazione win-win per la qualità dei processi, la gestione delle priorità e l’ottimizzazione delle attività.
BPO fulfillment coordinator
